Счёт, акт и договор — за минуту

В счёте на оплату — реквизиты получателя денег: название ИП, ИИН или БИН, банк, ИИК (IBAN), БИК, Кбе и код назначения платежа. Ниже — услуги с ценами, итог и сумма прописью.

В Tools for Freelance свои реквизиты вписываются один раз — в «Мои реквизиты», и исполнитель подставляется в каждый новый счёт сам. Остаётся выбрать клиента или завести его прямо из поля и добавить позиции: итог и сумма прописью считаются сами, а рядом сразу видно, как выглядит лист.

Счёт оформляется так же, как в 1С, — с образцом платёжного поручения наверху. Срок оплаты по умолчанию — 5 дней от даты счёта, его можно поменять. Готовый счёт скачивается в PDF или уходит клиенту письмом со ссылкой, а с телефона его можно выписать в Telegram-боте командой /new.

Счёт просит оплатить работу, а акт выполненных работ подтверждает, что она сделана и заказчик её принял. Компании-заказчику акт обычно нужен для учёта своих расходов, поэтому его просят и после оплаты.

Для ИП на упрощёнке, который не ведёт бухучёт, доход от работ и услуг по Налоговому кодексу признаётся на основании акта — в том периоде, когда акт подписан.

В Tools for Freelance акт делается из счёта кнопкой «Сделать акт»: стороны, договор и позиции переносятся сами. Печатная форма — Р-1, как в 1С. Когда клиент подписал акт, отметьте «Подписан клиентом»: в доход для налога идут только подписанные акты.

Кбе — код бенефициара, то есть получателя денег. В нём две цифры: первая означает резидентство (1 — резидент Казахстана, 2 — нерезидент), вторая — сектор экономики.

ИП относится к сектору «домашние хозяйства», поэтому у ИП-резидента Кбе обычно 19, а у ТОО — негосударственной нефинансовой организации — 17. Если сомневаетесь, уточните код в банке, где открыт счёт.

В счёт на оплату попадает ваш Кбе — как получателя денег. Впишите его один раз в «Мои реквизиты», и он будет в каждом счёте. Кбе клиента хранится в его карточке и печатается в реквизитах сторон договора.

КНП — код назначения платежа из классификатора Национального банка. Его выбирают по сути оплаты: за компьютерные и IT-услуги обычно ставят 851, за профессиональные, научные и технические услуги — например, дизайн, перевод, консультации — 859. Если ни один код не подходит, остаётся 890 — «прочие платежи по разделу „Услуги“».

Если сомневаетесь, какой код подходит вашим услугам, уточните у бухгалтера: выбрать его достаточно один раз.

В Tools for Freelance код вписывается в «Мои реквизиты» как «КНП по умолчанию» и подставляется в каждый новый счёт. Для отдельного счёта его можно поменять в редакторе.

В Tools for Freelance есть типовой договор оказания услуг: предмет договора, стоимость и порядок расчётов, сроки и сдача-приёмка, права и обязанности сторон и другие разделы. Это заготовка — любой раздел можно переписать под свою сделку.

Перечень услуг с ценами уходит в Приложение № 1, реквизиты сторон подставляются из карточек. Договор скачивается в Word и PDF, а сохранённый договор сам появляется в списке договоров клиента — его можно выбрать в счёте и акте.

Коммерческое предложение собирается так же, а когда клиент его принял, счёт из КП выписывается в один клик.

На упрощённой декларации налог считается с дохода за полугодие. Базовая ставка — 4 %, маслихат вправе изменить её для своего района. Годовой лимит дохода на упрощёнке — 600 000 МРП.

Декларация по форме 910.00 сдаётся за каждое полугодие — не позднее 15-го числа второго месяца после него, то есть до 15 августа и до 15 февраля. Налог платится до 25-го числа того же месяца. Кроме налога, ИП платит соцплатежи за себя — ОПВ, ОПВР, СО и ВОСМС.

Помощник по налогам в Tools for Freelance считает доход за полугодие по актам с отметкой «Подписан клиентом» и относит акт к полугодию по дате акта: если клиент подписал его уже в следующем полугодии, период уточните у бухгалтера. Ещё помощник считает налог и соцплатежи, показывает, сколько осталось до лимита, и заранее напоминает о сроках — письмом и в Telegram. Если в вашем районе другая ставка, её можно указать в настройках. Расчёт справочный: перед сдачей декларации сверьте цифры с бухгалтером.

Проще всего — архивом за период. Он собирается одной кнопкой в списке документов: PDF счетов, актов и договоров, реестр в Excel и файл documents.json для загрузки в 1С или другую учётную программу.

Если бухгалтер хочет забирать документы сам, создайте для него ключ в учётной записи, в разделе «Подключения». По ключу документы доступны через API — списком в JSON, в PDF или архивом. Ключ только читает данные. Сама 1С файл JSON не загружает: обработку загрузки настраивает бухгалтер или программист 1С.

Если ваш бухгалтер тоже работает в Tools for Freelance, он может прислать приглашение — после вашего согласия документы появятся в его кабинете, а отключить доступ можно в любой момент. Выгрузка и ключ работают и после окончания подписки.

В редакторе нажмите «Отправить клиенту»: клиент получит письмо с PDF и ссылкой на документ, а ответ на письмо придёт на ваш email. По ссылке документ открывается без регистрации, у счёта рядом — реквизиты для оплаты. Вы увидите, когда клиент открыл ссылку.

Оплату вы отмечаете в счёте сами — целиком или частями. На вкладке «Оплаты и долги» раздела «Деньги» видно, кто сколько должен и что просрочено. О просрочке приложение напомнит вам письмом и в Telegram, а клиенту может само отправить письмо-напоминание — если включить это в его карточке.

Да. Счёт, акт, договор и КП можно выписать в тенге, долларах, евро или рублях — печатная форма и сумма прописью будут в валюте документа.

Рядом с суммой в валюте приложение показывает курс Национального банка на дату документа и сумму в тенге. В расчёте налога акт в валюте пересчитывается в тенге по курсу Нацбанка на дату акта.

Первые 30 дней — бесплатно и без карты, со всеми возможностями. Дальше — платная подписка на месяц или на год.

Если подписку не продлить, учётная запись переходит в режим «только чтение»: документы остаются вашими — их можно открыть, скачать в PDF и выгрузить бухгалтеру. Выписывать новые документы и править старые снова можно сразу после оплаты.